Kontrahent chce Freistellung, a Steuernummer jeszcze nie ma
To jedna z najczęstszych sytuacji nowych firm budowlanych w Niemczech. Przedsiębiorca ma Gewerbe albo pierwsze zlecenie, kontrahent prosi o Freistellungsbescheinigung, ale sprawa Steuernummer w Finanzamt jeszcze nie została zakończona.
Nie warto traktować tych dokumentów jako całkowicie niezależnych. Freistellung jest zaświadczeniem podatkowym związanym z Bauabzugsteuer, a Steuernummer służy identyfikacji sprawy firmy w niemieckim Finanzamt. Przy wydaniu Freistellung urząd wskazuje na zaświadczeniu m.in. dane wykonawcy, jego Steuernummer, okres ważności i zakres zwolnienia.
Dlaczego Freistellung i Steuernummer są ze sobą powiązane?
Wniosek o Freistellung składa się do właściwego Finanzamt. Urząd musi wiedzieć, jaką firmę prowadzi, czy dane są kompletne i czy firma wywiązuje się z wymaganych obowiązków. Dlatego nieuporządkowana sprawa podatkowa może utrudnić lub wydłużyć przygotowanie zaświadczenia.
Nie oznacza to, że przedsiębiorca powinien czekać biernie na ostatni dzień przed płatnością. Trzeba równolegle ustalić, na jakim etapie jest Steuernummer, jakie dane są już w Finanzamt i czego konkretnie wymaga kontrahent.
Co zrobić, gdy firma ma nowe Gewerbe?
Jeżeli Gewerbe zostało dopiero zgłoszone, przygotuj:
- potwierdzenie Gewerbeanmeldung,
- pełne dane firmy i właściciela,
- aktualny adres do korespondencji,
- konkretny opis usług budowlanych,
- umowę lub zlecenie z niemieckim kontrahentem,
- informacje o tym, kiedy ma nastąpić pierwsza płatność,
- potwierdzenia i korespondencję dotyczącą sprawy w Finanzamt.
Jeśli firma jest polską JDG lub spółką wykonującą prace w Niemczech, zestaw dokumentów i urząd właściwy dla sprawy mogą wyglądać inaczej. Nie należy kopiować rozwiązania przeznaczonego dla niemieckiego Gewerbe bez sprawdzenia modelu działalności.
Czy sam wniosek ochroni przed potrąceniem 15%?
Nie zakładaj tego. Przy usługach budowlanych kontrahent patrzy przede wszystkim na aktualną Freistellungsbescheinigung. Jeżeli jej nie ma, może być zobowiązany do potrącenia 15% Bauabzugsteuer. Sam fakt, że firma „czeka na Steuernummer” albo „wysłała wniosek”, nie jest tym samym co posiadanie ważnego dokumentu.
Dlatego jak najwcześniej poinformuj kontrahenta o rzeczywistym stanie sprawy i ustal, której płatności dotyczy wymóg. Nie przesyłaj zaświadczeń należących do innej firmy ani dokumentów po terminie jako aktualnych.
Bezpieczna kolejność formalności
Najczęściej warto działać w takiej kolejności:
- Ustalić, czy firma działa jako niemieckie Gewerbe czy polska firma w Niemczech.
- Uporządkować zgłoszenie działalności i dane adresowe.
- Przygotować sprawę do Finanzamt oraz Steuernummer.
- Zebrać dokumenty pod Freistellung, jeśli wykonywane są usługi budowlane.
- Przekazać kontrahentowi wyłącznie aktualne zaświadczenie.
Pełny brak dokumentów przed pierwszą fakturą może oznaczać problem z płynnością. Z kolei dobra kolejność pozwala przejść od Gewerbe do Steuernummer, a następnie do Freistellung bez chaosu.
Pomoc Pulit Büroservice
Pulit Büroservice pomaga ustalić, czego brakuje firmie do sprawy Freistellung oraz czy najpierw trzeba uporządkować Gewerbe lub Steuernummer. Jeśli kontrahent wymaga dokumentu, prześlij przez formularz kontaktowy jego wiadomość, dane firmy i posiadaną korespondencję z Finanzamt.
Zobacz też: Freistellungsbescheinigung oraz Steuernummer i Finanzamt.
FAQ
Czy można dostać Freistellung bez Steuernummer?
Sprawa wymaga oceny przez właściwy Finanzamt. Ponieważ zaświadczenie wskazuje Steuernummer wykonawcy, nieuporządkowany etap podatkowy może wymagać najpierw wyjaśnienia.Co zrobić, gdy kontrahent wymaga Freistellung przed pierwszą płatnością?
Zbierz dokumenty firmy, ustal stan sprawy w Finanzamt i nie przedstawiaj samego wniosku jako ważnego zaświadczenia.Czy Freistellung zastępuje Steuernummer?
Nie. Są to dwa różne elementy sprawy podatkowej firmy, choć w praktyce przy budowlance są ze sobą silnie powiązane.