Faktura dla niemieckiego kontrahenta – zacznij od umowy, nie od szablonu
Polska firma może realizować usługi dla niemieckiego kontrahenta, ale przed wystawieniem faktury warto uporządkować dokumenty i wymagania drugiej strony. W branży budowlanej kontrahent często pyta nie tylko o kwotę i termin płatności, lecz także o Steuernummer, Freistellung oraz zakres wykonanych prac.
Najgorszym momentem na ustalanie tych spraw jest dzień, w którym kontrahent wstrzymuje płatność. Dlatego fakturę należy przygotować dopiero po sprawdzeniu, czego wymaga umowa i jakie dokumenty są potrzebne w konkretnej relacji.
Checklista przed pierwszą fakturą
Przygotuj i porównaj ze sobą:
- nazwę firmy oraz adres widniejące w umowie, na fakturze i w dokumentach podatkowych,
- dane niemieckiego kontrahenta,
- dokładny opis usługi budowlanej i okres jej wykonania,
- dane podatkowe firmy oraz korespondencję z Finanzamt,
- ważną Freistellungsbescheinigung, jeśli kontrahent jej wymaga,
- ustalenia o ewentualnym potrąceniu Bauabzugsteuer,
- umowę, protokoły i potwierdzenia wykonania prac.
Spójność danych ma ogromne znaczenie. Inna nazwa firmy na Freistellung, inny adres na fakturze lub dokument wystawiony na inną spółkę mogą wywołać pytania po stronie kontrahenta.
Dlaczego kontrahent mówi o 15%?
W przypadku określonych usług budowlanych niemiecki kontrahent może być zobowiązany do potrącenia 15% Bauabzugsteuer. Aktualna Freistellung może zwolnić go z tego obowiązku, gdy spełnione są warunki dotyczące danej płatności. To nie jest to samo co Umsatzsteuer ani zwykła negocjacja ceny.
Jeśli kontrahent wymaga dokumentu, przejdź do usługi Freistellungsbescheinigung. Jeżeli pytanie dotyczy numeru podatkowego albo pisma z urzędu, zobacz Steuernummer i Finanzamt.
Co zrobić, gdy kontrahent nie chce zapłacić pełnej kwoty?
Najpierw poproś o pisemne wskazanie przyczyny: czy chodzi o brak dokumentu, niezgodne dane firmy, potrącenie 15%, czy element umowy. Zachowaj fakturę, umowę i całą korespondencję. Nie wysyłaj przypadkowego zaświadczenia tylko po to, aby przyspieszyć przelew – dokument musi dotyczyć właściwego wykonawcy i być aktualny.
Gdy potrącenie już nastąpiło, zobacz także artykuł o potrąceniu 15% przez niemieckiego kontrahenta.
Jak pomaga Pulit Büroservice?
Pomagamy firmom budowlanym przygotować sprawę przed współpracą z niemieckim kontrahentem: uporządkować dane firmy, zrozumieć wymaganie dotyczące Freistellung i ustalić kolejny krok w sprawie Finanzamt.
Prześlij wymagania kontrahenta i podstawowe dane firmy.
FAQ
Czy polska firma może wystawić fakturę niemieckiej firmie?
Może realizować taką współpracę, ale zasady dokumentowania i rozliczenia trzeba dopasować do konkretnej usługi oraz sytuacji obu stron.Czy Freistellung zastępuje Steuernummer?
Nie. To dwa różne elementy: Freistellung wiąże się z Bauabzugsteuer, a Steuernummer z obsługą podatkową firmy.Czy kontrahent zawsze może potrącić 15%?
Potrącenie zależy od rodzaju usługi, statusu stron i dokumentów. Nie należy zakładać automatycznie, że dotyczy każdej faktury.
Źródła do weryfikacji
- EStG § 48 – Bauabzugsteuer: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__48.html
- Usługa Pulit Büroservice: https://pulit-bueroservice.de/uslugi/polska-firma-w-niemczech/